Die Auswahl des richtigen Kassensystems ist für jeden Gastronomen eine entscheidende Investition, die weit über die reine Abwicklung von Zahlungen hinausgeht. Dieser umfassende Leitfaden ist speziell dafür konzipiert, Ihnen als Restaurantbesitzer, Café-Betreiber oder Bar-Manager alle entscheidenden Aspekte näherzubringen von rechtlichen Anforderungen über unverzichtbare Funktionen bis hin zu Kostenstrukturen und Anbietern , damit Sie eine fundierte Kaufentscheidung treffen können.
GoBD-konform & effizient das muss Ihr Kassensystem für die Gastronomie können
- Gesetzeskonformität: Achten Sie unbedingt auf GoBD-Konformität und eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), da diese gesetzlich vorgeschrieben sind.
- Systemtyp: Cloud-basierte Systeme (SaaS) sind meist flexibler, günstiger in der Anschaffung und erhalten automatische Gesetzes-Updates.
- Kernfunktionen: Unverzichtbar sind eine grafische Tischverwaltung, mobiles Bestellen, das Splitten von Rechnungen und detaillierte Finanzberichte (z. B. DATEV-Export).
- Kostenstruktur: Rechnen Sie mit einmaligen Hardwarekosten (ab 500 €) und laufenden monatlichen Software-Gebühren (ca. 30 € 100 €).
- Anbieterauswahl: Führende Anbieter wie Orderbird, Lightspeed oder SumUp unterscheiden sich stark in Funktionsumfang, Preis und Zielgruppe.
Warum ein modernes Kassensystem Ihr Restaurant erfolgreicher macht
Ein modernes Kassensystem ist heutzutage weit mehr als nur eine einfache Registrierkasse. Ich sehe es als das zentrale Management-Werkzeug in jedem Gastronomiebetrieb. Es steigert nicht nur die Effizienz durch Funktionen wie die mobile Bestellaufnahme direkt am Tisch, sondern reduziert auch maßgeblich Fehler bei der Eingabe und Abrechnung. Durch detaillierte Berichte und Analysen ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft präzise zu steuern, Engpässe zu erkennen und letztlich Ihren Gewinn zu maximieren.
Gesetzliche Pflichten: Was Sie über GoBD und KassenSichV wissen müssen
In Deutschland müssen Gastronomen zwei zentrale rechtliche Anforderungen im Blick haben: die GoBD und die KassenSichV. Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, legen fest, wie Sie Ihre digitalen Geschäftsunterlagen zu führen haben. Seit dem 1. Januar 2020 ist zudem die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft, die eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für jedes elektronische Kassensystem vorschreibt. Die Übergangsfristen für alte Systeme sind abgelaufen, was bedeutet, dass nicht konforme Systeme illegal sind und bei einer Prüfung zu erheblichen Problemen führen können. Es ist also unerlässlich, dass Ihr System diese Standards erfüllt.
- GoBD-Grundsätze: Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und zeitgerechten Buchung aller Geschäftsvorfälle.
- TSE-Pflicht: Jedes elektronische Kassensystem muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die alle Transaktionen manipulationssicher aufzeichnet.
- Lückenlose Aufzeichnung: Alle Kassendaten müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit für das Finanzamt zugänglich sein.
Cloud-System oder lokale Installation? Ein entscheidender Vergleich
Die Wahl zwischen einem Cloud-basierten (SaaS) und einem lokal installierten Kassensystem ist eine der grundlegendsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Beide haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile, die ich Ihnen hier gegenüberstellen möchte:
| Vorteile von Cloud-Systemen | Vorteile von lokalen Systemen |
|---|---|
| Flexibilität & Skalierbarkeit: Einfache Anpassung an Betriebsgröße und -bedürfnisse. | Unabhängigkeit vom Internet: Funktioniert auch bei Internetausfall zuverlässig. |
| Automatische Updates: Gesetzesänderungen (z.B. GoBD/TSE) werden automatisch eingespielt. | Potenziell höhere Datensicherheit: Daten werden lokal gespeichert, volle Kontrolle. |
| Geringere Anschaffungskosten: Meist monatliche Gebühren statt hoher Einmalinvestition. | Einmalige Kosten: Nach dem Kauf keine laufenden Software-Lizenzgebühren. |
| Mobiler Datenzugriff: Von überall auf Berichte und Einstellungen zugreifen. | Keine monatlichen Lizenzgebühren: Nach der Anschaffung fallen nur Wartungskosten an. |
In meiner Erfahrung tendieren die meisten modernen Gastronomen heute zu Cloud-Lösungen, da die Flexibilität und die automatischen Updates, insbesondere bei den sich ständig ändernden rechtlichen Anforderungen, einen enormen Vorteil darstellen.
Die Bausteine eines modernen Gastro-Kassensystems
Ein effizientes Kassensystem in der Gastronomie ist ein Zusammenspiel aus perfekt aufeinander abgestimmten Hardware- und Software-Komponenten. Nur wenn diese Bausteine harmonieren, kann ein reibungsloser Ablauf in Ihrem Betrieb gewährleistet werden.
Die Hardware: Von der Kasse bis zum Küchendrucker
Die Hardware bildet das physische Rückgrat Ihres Kassensystems. Hier sind die typischen Komponenten, die Sie benötigen:
- Kassen-Terminal: Dies ist oft ein Touchscreen-PC oder ein robustes Tablet (z.B. iPad), das als zentrale Bedieneinheit dient. Hier werden Bestellungen aufgenommen und Rechnungen erstellt.
- Bondrucker: Unverzichtbar für Rechnungen an Gäste und für Bons, die an die Küche oder Bar gehen. Oft werden separate Küchen- und Bardrucker eingesetzt, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Kartenlesegerät: Ermöglicht die schnelle und sichere Abwicklung von EC- und Kreditkartenzahlungen. Integrierte Lösungen sind hier besonders praktisch.
- Kassenschublade: Für die sichere Aufbewahrung von Bargeld. Moderne Schubladen öffnen sich automatisch nach dem Kassiervorgang.
- Mobile Handheld-Terminals: Tablets oder Smartphones, die Kellnern ermöglichen, Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen und an Küche/Bar zu senden. Dies steigert die Effizienz enorm.
Die Anschaffungskosten für die Hardware können je nach Umfang und Qualität der Komponenten zwischen 500 € und über 3.000 € liegen.
Die Software: Unverzichtbare Funktionen für den reibungslosen Ablauf
Die Software ist das Gehirn Ihres Kassensystems und bietet eine Vielzahl von Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie zugeschnitten sind:
- Grafischer Tischplan: Eine visuelle Darstellung Ihrer Restauranttische, die den Status (frei, besetzt, bezahlt) anzeigt und eine einfache Tischverwaltung ermöglicht.
- Bestellmanagement per Handheld: Ermöglicht Kellnern, Bestellungen mobil aufzunehmen und direkt an die entsprechenden Stationen (Küche, Bar) zu senden, was Fehler reduziert und den Service beschleunigt.
- Gänge-Verwaltung: Eine essenzielle Funktion, um die Reihenfolge der Speisen (Vorspeise, Hauptspeise, Dessert) zu steuern und zum richtigen Zeitpunkt an die Küche zu kommunizieren.
- Splitten von Rechnungen: Gäste möchten oft getrennt zahlen. Ein gutes Kassensystem macht das Splitten von Rechnungen nach Positionen oder Personen einfach und schnell.
- Mitarbeiterverwaltung: Funktionen zur Zeiterfassung, Rechtevergabe und Leistungsübersicht für Ihr Personal.
- Reporting & Analyse: Detaillierte Berichte über Tagesabschlüsse, Umsatzstatistiken, beliebte Gerichte und der DATEV-Export für den Steuerberater sind unverzichtbar für die Geschäftssteuerung und die Einhaltung der GoBD.
Moderne Zahlungsmethoden für zufriedene Gäste
In der heutigen Zeit ist die Akzeptanz vielfältiger Zahlungsmethoden ein entscheidender Servicefaktor. Ihre Gäste erwarten, dass sie nicht nur mit gängigen Karten wie EC- und Kreditkarten bezahlen können, sondern auch immer häufiger mit mobilen Lösungen wie Apple Pay oder Google Pay. Ein modernes Kassensystem sollte all diese Optionen nahtlos integrieren, um den Bezahlvorgang für Ihre Kunden so bequem wie möglich zu gestalten.
Das passende Kassensystem für Ihren Betriebstyp
Jedes Gastronomiekonzept hat seine Eigenheiten und stellt daher unterschiedliche Anforderungen an ein Kassensystem. Was für ein Sternerestaurant ideal ist, kann für einen Imbiss völlig überdimensioniert sein und umgekehrt. Ich helfe Ihnen, die richtige Lösung zu finden.
Für Imbiss, Foodtruck & Café: Schnelligkeit ist alles
Bei Betrieben wie Imbissen, Foodtrucks oder Cafés steht die Geschwindigkeit des Durchlaufs an erster Stelle. Hier zählt jede Sekunde. Sie benötigen ein Kassensystem mit einer extrem einfach zu bedienenden Oberfläche, die eine blitzschnelle Bestellaufnahme ermöglicht. Funktionen wie Self-Ordering-Terminals, bei denen Kunden ihre Bestellung selbst eingeben, oder eine optimierte Touchscreen-Bedienung mit großen, klaren Buttons für häufig bestellte Artikel sind hier Gold wert.
Für Restaurants & Bars: Service und Verwaltung im Fokus
Klassische Restaurants und Bars benötigen ein System, das den Service am Gast und die komplexe Verwaltung im Hintergrund optimal unterstützt:
- Grafischer Tischplan: Unverzichtbar, um den Überblick über belegte Tische, offene Rechnungen und den Service-Status zu behalten.
- Mobile Bestellterminals: Ermöglichen es dem Servicepersonal, Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen und sofort an Küche oder Bar zu senden. Das beschleunigt den Service und minimiert Fehler.
- Gänge-Verwaltung: Um Speisen in der richtigen Reihenfolge und zum passenden Zeitpunkt zu servieren.
- Reservierungsmanagement: Eine Integration mit dem Kassensystem oder eine eigenständige Funktion hilft, Tische effizient zu planen.
- Happy-Hour-Funktionen: Für Bars essenziell, um automatisch spezielle Preise für bestimmte Zeiträume zu aktivieren.
- Rezepturverwaltung: Hilft bei der Kalkulation und Kontrolle des Wareneinsatzes.
Für Lieferservice & Take-Away: Integration ist der Schlüssel
Bei Liefer- und Abholdiensten ist die nahtlose Integration mit externen Plattformen das A und O. Ein Kassensystem, das direkt an Lieferplattformen wie Lieferando angebunden ist, kann Bestellungen automatisch übernehmen. Dies spart nicht nur Zeit bei der manuellen Eingabe, sondern reduziert auch drastisch die Fehlerquote und sorgt für einen reibungsloseren Workflow von der Bestellung bis zur Auslieferung.
Die Kostenfalle vermeiden: Was ein Gastro-Kassensystem wirklich kostet
Die Kosten für ein Kassensystem können stark variieren und setzen sich in der Regel aus zwei Hauptkomponenten zusammen: den einmaligen Anschaffungskosten für die Hardware und den laufenden, meist monatlichen Kosten für die Software und den Service. Es ist wichtig, beide Aspekte genau zu betrachten, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Einmalkauf vs. Miete: Ein Kostenvergleich
Die Wahl des Preismodells hat erhebliche Auswirkungen auf Ihr Budget. Hier ein direkter Vergleich:
| Einmalige Kosten (Kaufmodell) | Laufende Kosten (Mietmodell) |
|---|---|
| Hardware-Kauf: Typischerweise 500 € - 3.000 € für Terminals, Drucker, etc. | Monatliche Software-Lizenz: Ca. 30 € - 100 € pro Lizenz/Monat. |
| Software-Lizenz: Oft eine hohe Einmalzahlung für die Software. | Geringere Anfangsinvestition: Hardware kann oft gemietet oder geleast werden. |
| Wartung & Updates: Können separat berechnet werden. | Inklusive Updates & Support: Meist im monatlichen Paket enthalten. |
| Keine monatlichen Software-Gebühren: Nach dem Kauf. | Planbare Kosten: Feste monatliche Ausgaben. |
Ich empfehle, genau zu kalkulieren, welches Modell für Ihre Liquidität und Ihre langfristige Planung am besten passt. Oft sind die monatlichen Mietmodelle flexibler und einfacher zu budgetieren.
Achtung, versteckte Gebühren: Darauf sollten Sie achten
Neben den offensichtlichen Kosten lauern oft versteckte Gebühren, die das Gesamtbild verzerren können. Achten Sie bei der Vertragsprüfung besonders auf folgende Punkte:
- Transaktionsgebühren: Für Kartenzahlungen können zusätzliche Gebühren pro Transaktion anfallen, die je nach Volumen ins Gewicht fallen.
- Kundensupport: Ist der Support außerhalb der regulären Geschäftszeiten (z.B. am Wochenende oder spätabends) im Preis inbegriffen oder fallen hierfür zusätzliche Kosten an?
- Zusätzliche Module: Funktionen wie Warenwirtschaft, Reservierungsmanagement oder erweiterte Reporting-Tools sind oft nicht im Basispaket enthalten und müssen extra bezahlt werden.
- Hardware-Wartung: Wer ist für die Wartung und den Austausch defekter Hardware zuständig und welche Kosten entstehen dabei?
- Installations- & Einrichtungsgebühren: Manche Anbieter berechnen für die initiale Einrichtung und Schulung zusätzliche Gebühren.
Die wichtigsten Anbieter für Gastro-Kassen im Überblick
Der Markt für Kassensysteme in der Gastronomie ist äußerst vielfältig. Viele Anbieter haben sich auf bestimmte Betriebsgrößen oder -typen spezialisiert. Es lohnt sich, genau hinzuschauen, welcher Partner am besten zu Ihren individuellen Bedürfnissen passt.
Vergleich bekannter Kassensystem-Anbieter
Hier ist eine Übersicht über einige der bekanntesten Anbieter und für welche Art von Gastronomiebetrieb sie sich besonders eignen:
| Anbieter | Typ/Fokus | Ideal für... |
|---|---|---|
| Orderbird | Allrounder, Cloud-basiert | Restaurants, Cafés, Bars jeder Größe, die Wert auf Benutzerfreundlichkeit legen. |
| Lightspeed (inkl. Gastrofix) | Umfassend, Cloud-basiert | Mittelgroße bis große Restaurants, Bars, Ketten mit komplexen Anforderungen. |
| SumUp | Flexibler Einsteiger, mobil | Kleine Cafés, Foodtrucks, Imbisse, saisonale Betriebe mit Fokus auf mobile Zahlung. |
| Zettle (by PayPal) | Flexibler Einsteiger, mobil | Ähnlich wie SumUp, ideal für kleine Betriebe, Pop-ups, die Kartenzahlungen akzeptieren wollen. |
| Tillhub | Allrounder, Cloud-basiert | Restaurants, Bäckereien, Cafés, die eine integrierte Warenwirtschaft schätzen. |
Mehr als nur der Preis: Auswahlkriterien für den richtigen Partner
Der Preis ist wichtig, aber nicht das einzige Kriterium. Bei der Auswahl des richtigen Kassensystem-Partners sollten Sie auch folgende Punkte berücksichtigen:
- Qualität und Erreichbarkeit des Kundensupports: Gastronomiebetriebe arbeiten oft außerhalb der üblichen Bürozeiten. Ist der Support auch abends und am Wochenende erreichbar? Wie schnell werden Probleme gelöst?
- Benutzerfreundlichkeit der Software: Die beste Software bringt nichts, wenn Ihr Personal sie nicht intuitiv bedienen kann. Testen Sie Demos und achten Sie auf eine einfache Einarbeitung.
- Transparente Update-Politik: Gerade bei Gesetzesänderungen ist es wichtig, dass der Anbieter zeitnah und zuverlässig Updates bereitstellt, die die Konformität Ihres Systems sichern.
- Integrationsmöglichkeiten: Kann das Kassensystem mit anderen Tools wie Warenwirtschaft, Reservierungssoftware oder Buchhaltungssystemen (z.B. DATEV) verbunden werden?
- Referenzen und Erfahrungen: Sprechen Sie mit anderen Gastronomen, die das System bereits nutzen. Deren Erfahrungen sind oft Gold wert.
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In 4 Schritten zum perfekten Kassensystem für Ihr Geschäft
Die Entscheidung für ein neues Kassensystem sollte gut durchdacht sein. Ich empfehle Ihnen, diesen Prozess in vier klare Schritte zu unterteilen, um die beste Lösung für Ihren Betrieb zu finden:
- Bedarfsanalyse durchführen: Bevor Sie sich auf die Suche begeben, listen Sie genau auf, welche Funktionen für Ihren Betrieb unverzichtbar sind. Überlegen Sie, welche Probleme Ihr aktuelles System hat und welche neuen Möglichkeiten Sie sich wünschen. Brauchen Sie eine mobile Bestellaufnahme, eine detaillierte Tischverwaltung, oder eine Anbindung an Lieferdienste? Priorisieren Sie Ihre Anforderungen, um den Fokus zu schärfen.
- Demos testen und live erleben: Lassen Sie sich nicht nur von Hochglanzbroschüren blenden. Vereinbaren Sie Termine für Live-Demos und probieren Sie die Systeme selbst aus. Achten Sie darauf, wie intuitiv die Software ist, wie schnell Bestellungen aufgenommen werden können und wie einfach der Kassenabschluss funktioniert. Nehmen Sie auch Ihr Personal mit ins Boot, da diese täglich damit arbeiten müssen.
- Angebote vergleichen und auf das Kleingedruckte achten: Holen Sie mehrere Angebote ein und vergleichen Sie nicht nur die monatlichen Gebühren, sondern auch die einmaligen Kosten für Hardware, Installationsgebühren, Support-Konditionen und eventuelle Transaktionsgebühren. Achten Sie auf die Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen. Ein vermeintlich günstiges Angebot kann durch versteckte Kosten schnell teurer werden.
- Implementierung planen und reibungslosen Start sichern: Haben Sie sich für ein System entschieden, ist eine sorgfältige Planung der Implementierung entscheidend. Klären Sie den Zeitplan für die Installation, die Schulung Ihres Personals und den Datenimport. Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang, idealerweise in einer weniger frequentierten Zeit, um Störungen im Betriebsablauf zu minimieren. Ein guter Anbieter wird Sie hierbei umfassend unterstützen.
